운영 업무에서 Copilot 활용하기

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모듈 개요와 준비

운영 업무와 Copilot

운영 팀은 사람, 프로세스, 시설, 기술을 조율해 조직이 멈추지 않고 돌아가게 합니다. 촉박한 일정과 복잡한 물류, 끊임없는 변화 속에서 빠르고 근거 있는 판단을 내려야 합니다. Microsoft 365 Copilot은 운영 담당자가 이미 매일 쓰는 도구에 AI 추론을 결합해, 반복 작업을 줄이고 위험 완화나 전략 기획, 부서 간 협업 같은 더 중요한 일에 집중하도록 돕습니다.

산업을 가리지 않고 운영 팀은 비슷한 압박을 마주합니다. 안전하고 효율적인 시설 유지, 여러 팀의 협업 조율, 돌발 상황 대응, 이해관계자 정렬입니다. Copilot은 다음을 도와 이 역량을 뒷받침합니다.

• 기획과 실행 간소화. 구조화된 아이디어를 만들고 작업을 정리하며 복잡한 정보를 명확한 결과물로 바꿔 프로젝트 기획을 앞당깁니다.
• 반복 작업 자동화. 상태 업데이트, 정형화된 질문, 검토 주기, 공급업체 연락 같은 반복 업무를 자동화하고 데이터를 취합하며, 일관된 답을 주는 노코드 에이전트를 만듭니다.
• 복잡한 프로젝트 관리. 시설 확장처럼 여러 단계와 팀, 일정, 의존 관계가 얽힌 대형 과제에서 마일스톤을 시각화하고 위험을 살피며, 안내문 초안, 안전 문서 갱신, 요약 작성을 돕습니다.
• 데이터 기반 판단. 문서, 이메일, 프로젝트 메모에서 정보를 빠르게 종합해 근거 있는 선택을 뒷받침합니다.
• 커뮤니케이션과 이해관계자 정렬. 임원 브리핑, 현장 팀 안내, 공급업체 조율에 쓸 간결한 메시지와 발표 자료를 만듭니다.

실습 파일을 OneDrive에 올리기

이 모듈의 Copilot 프롬프트는 파일을 참조합니다. 먼저 실습에 필요한 파일을 모두 OneDrive에 올려 실습 내내 접근할 수 있게 합니다.

1. 테넌트 제공자가 준비한 가상 머신에 로컬 Administrator 계정으로 로그인합니다. 암호는 Pa55w.rd입니다.
2. Windows 작업 표시줄에서 Microsoft Edge를 선택합니다.
3. 주소 표시줄에 https://www.office.com을 입력합니다.
4. Welcome to Microsoft 365 화면에서 Sign in을 선택합니다.
5. Sign-in 창에서 테넌트 제공자가 준 사용자 이름 userx@yourtenant.onmicrosoft.com을 입력하고 Next를 선택합니다.
6. Enter password 화면에서 사용자 계정 암호를 입력하고 Sign in을 선택합니다.
7. Stay signed in이 나오면 Don't show this again을 선택한 뒤 Yes를 선택합니다.
8. Microsoft 365에서 Apps를 선택하고, 이어서 OneDrive를 선택합니다.
9. OneDrive 왼쪽 위에서 +(add new) > File upload을 선택합니다.
10. File Explorer에서 This PC > Local Disk (C:)로 이동해 ResourceFiles 폴더를 엽니다.
11. 폴더 안 파일을 모두 선택하고 Open을 선택해 OneDrive로 올립니다.
12. 업로드가 끝나면 화면 아래 가운데에 Uploaded 29 items to My files가 보입니다. Edge는 열어 둔 채 다음 단계로 넘어갑니다.

효과적인 프롬프트의 네 가지 요소

Copilot을 잘 쓰는 핵심은 프롬프트의 품질입니다. 좋은 프롬프트는 요청을 명확하고 실행 가능하게 만드는 다음 네 가지를 담습니다.

연습 1 · 운영 이니셔티브 간소화

운영 팀은 다양한 이니셔티브에서 효율을 끌어올리고 빠르게 적응하며 성과를 내야 합니다. Copilot은 지능형 자동화를 일상 워크플로에 녹여 이 요구에 대응하도록 돕습니다. Office 앱 전반에서 아이디어 도출, 분석, 실행을 하나로 묶어 더 민첩하고 협업적인 운영 기능을 만듭니다.

하루 일과는 다음처럼 이어집니다.

• 오전 · Whiteboard에서 발상과 정리. Copilot이 설치 프로젝트 아이디어를 스티커 메모로 만들고, 프로젝트 단계·위험 완화·가동 중단 최소화 같은 주제로 분류합니다.
• 오전 중반 · Word에서 조사와 문서화. Copilot으로 보일러와 퍼니스를 비교하는 보고서를 만듭니다.
• 이른 오후 · PowerPoint에서 설득. OneDrive에 저장한 비교 보고서를 임원 발표 자료로 바꾸고, 발표자 노트와 이미지, Q&A 슬라이드를 더합니다.
• 늦은 오후 · Copilot Chat으로 의사결정과 연락. 지금까지 만든 결과물을 종합해 RFP 초안을 잡고 공급업체 연락과 리더십 결정을 준비합니다.

과제 1 · Copilot in Whiteboard로 프로젝트 아이디어 발상

이 과제는 AI가 돕는 스티커 메모 워크숍입니다. 여러 사람이 아이디어를 메모지에 적어 붙이고, 진행자가 이를 묶고 중복을 없애고 다듬는 브레인스토밍을 떠올리면 됩니다. 여기서는 Copilot이 참여자를 대신해 아이디어를 만들어 스티커 메모로 붙여 주고, 여러분은 진행자로서 메모를 편집하거나 지우고 최종적으로 분류를 맡깁니다.

1. Edge에서 Microsoft 365 홈(https://www.microsoft365.com)에 로그인하고, 탐색 창에서 Apps 아이콘을 선택합니다. Apps 메뉴에서 All apps를 선택하고, 위쪽 앱 목록에서 All apps→를 선택합니다. All apps 창을 아래로 내려 Whiteboard를 선택합니다.
2. Whiteboard for the web에서 새 Whiteboard 세션을 시작합니다.
3. 세션의 Board name은 기본값이 Whiteboard X입니다. 이 필드를 선택해 이름을 Boiler installation project plan으로 바꿉니다.
4. 아래 메뉴 막대 옆 Copilot 아이콘을 선택하고 Suggest를 선택합니다.
5. Suggest content with Copilot 창에서 새 보일러 시스템 설치 단계를 제안하도록 요청합니다. 첫 프롬프트는 네 요소를 담은 예시로 아래를 그대로 입력합니다.
   프롬프트저는 Adatum Corporation의 운영 관리자입니다. 지은 지 50년 된 우리 건물은 보일러가 고장 나서 수리할지 교체할지 검토해야 합니다. 설치 작업을 시작하기 전에, 회사들이 새 보일러 시스템을 설치할 때 보통 거치는 단계를 브레인스토밍하고 정리하고 싶습니다. 전문 지식을 활용해서 보일러 설치 프로젝트를 성공적으로 마치기 위한 실행 가능한 단계를 빠짐없이 목록으로 제시해 줘.원문I'm the Operations Manager at Adatum Corporation. Our 50-year-old office building has a failing boiler, and I need to evaluate options for repair or replacement. Before starting the installation process, I want to brainstorm and organize the typical steps companies should follow when installing a new boiler system. Using your expertise, please suggest a comprehensive list of actionable steps for a successful boiler installation project.
6. 만약 Suggest content with Copilot 창에 Something went wrong. Please try again. 또는 Copilot couldn't process this prompt. Please rephrase it. 오류가 뜨면 프롬프트를 줄여 다시 시도합니다.
   프롬프트저는 Adatum Corporation의 운영 관리자입니다. 회사 난방 시스템에 새 보일러를 설치하려고 합니다. 새 보일러를 설치할 때 거쳐야 할 단계를 제안해 줘.원문I'm the Operations Manager for Adatum Corporation. We're installing a new boiler in our company's heating system. Please suggest the steps we should follow to install the new boiler.
7. 같은 오류가 또 나면 최소한으로 줄입니다.
   프롬프트회사가 새 보일러 난방 시스템을 설치할 때 거쳐야 할 단계를 목록으로 만들어 줘.원문Create a list of the steps that a company should take to install a new boiler heating system.

8. Copilot in Whiteboard는 기본적으로 아이디어를 여섯 개씩 만듭니다. 창에 뜬 여섯 개를 확인합니다. 만족스러우면 Insert (6)로 붙이거나, 더 깊이 파고들려면 Generate more를 선택해 여섯 개를 더 만듭니다. 버튼이 Insert (12)로 바뀌면 이를 선택해 12개를 붙입니다.
9. Copilot이 노란 스티커 메모로 아이디어를 캔버스에 붙입니다. 실제 브레인스토밍처럼 특정 메모를 편집하거나 지우거나 잠글 수 있습니다. 메모를 더블클릭하면 위에 뜨는 메뉴 막대에서 Edit text(연필) 아이콘이나 다른 옵션을 쓸 수 있고, 끝의 줄임표 아이콘에서 삭제 등 추가 메뉴를 볼 수 있습니다.
10. 제안한 아이디어가 위험 완화를 충분히 다루지 못한다고 느낍니다. 아래 Copilot 아이콘을 선택하고 Suggest를 선택합니다.
11. Suggest content with Copilot 창에서 새 보일러를 건물 난방 시스템에 설치할 때의 위험을 완화하는 방법을 제안하도록 요청합니다.
12. 위험 완화 아이디어 12개를 만들어 Whiteboard에 삽입합니다. 12개 메모 묶음은 테두리로 강조되며 이를 note grid라고 부릅니다. 다른 요소처럼 옮기거나 크기를 조절할 수 있습니다. 기존 메모 위에 겹치면 바깥 테두리를 잡아 옆으로 끕니다. 화면 밖으로 벗어나면 오른쪽 아래 Fit to Screen 아이콘을 눌러 전체를 맞춥니다.
13. 이제 24개의 제안이 모였습니다. 원하는 메모를 골라 자유롭게 편집합니다.
14. 편집을 마쳤으니 Copilot이 메모를 범주별로 정리하게 합니다. 범주 이름은 Copilot이 정하고 메모를 자동으로 나눕니다.

15. 모든 메모를 테두리 안에 넣으려면 두 가지 방법이 있습니다. 하나는 확대·이동으로 모든 메모를 화면에 보이게 하는 것이고, 다른 하나는 Ctrl+A로 캔버스의 모든 객체를 명시적으로 선택하는 것입니다. 이 과제에서는 Ctrl+A를 눌러 전부 선택합니다.
16. Copilot이 화면 밖 메모까지 모두 선택했는지 확인합니다. 일부가 화면 밖이면 테두리 한쪽을 잡아 캔버스 안으로 끌어옵니다.
17. 모든 메모가 보이는 상태에서 아래 Copilot 아이콘을 선택하고 Categorize를 선택합니다. Categorize selected notes 창에서 Categorize 버튼을 선택합니다.
18. Copilot이 범주를 만들고 메모를 색깔별로 재배치합니다. 사각형이 작아 읽기 어려우면 Fit to Screen 아이콘을 여러 번 눌러 적당한 크기로 맞춥니다.
19. 정리된 메모 아래 아이콘 트레이가 뜹니다. 범주가 마음에 들지 않으면 Regenerate 버튼을 선택합니다.

20. 여러 번 재생성하다 보면 어느 것이 좋았는지 헷갈립니다. 이전 분류로 되돌리는 기능은 아직 없지만 처음 상태로 돌아갈 수는 있습니다. Revert 버튼을 선택해 노란 메모 목록으로 되돌립니다.
21. 다시 분류하려면 Copilot 아이콘 > Categorize를 선택하고, Categorize selected notes? 창에서 Categorize를 선택합니다.
22. 이제 Regenerate 동작을 알았으니, 시간을 아끼려면 만족스러운 결과가 나올 때까지 한두 번만 누릅니다.
23. 시스템 가동 중단 최소화에 대한 세부 단계가 빠졌음을 알아차립니다. 이미 정리했으므로 다시 편집 모드로 돌아가려면 Revert를 선택합니다.
24. 편집 모드로 돌아온 뒤 필요 없는 메모를 선택하고, 아이콘 트레이에서 줄임표 아이콘 > Delete를 선택해 지웁니다.
25. 앞서와 같은 방법으로, 새 보일러를 설치하는 동안 난방 가동 중단을 줄이는 방법을 제안하도록 Copilot에 요청합니다.
26. 제안한 여섯 아이디어가 마음에 들면 캔버스에 삽입합니다. 기존 메모와 겹치면 옆으로 끌고, 화면 밖으로 벗어나면 Fit to Screen으로 맞춥니다.
27. 이제 메모를 다시 분류하도록 Copilot에 요청합니다.
28. 범주를 검토하고 만족스러울 때까지 재생성한 뒤 Keep it 버튼을 선택합니다.
29. 브레인스토밍 세션 요약을 추가하고 싶습니다. Copilot 아이콘 > Summarize를 선택합니다. 요약이 나올 때도, 나오지 않을 때도 있으니 아래로 내려 확인하고 생성됐으면 Keep it을 선택합니다.
30. 오른쪽 아래 Fit to Screen 아이콘을 눌러 모든 메모와 요약을 화면에 맞춥니다.

과제 2 · Copilot in Word로 운영 보고서 비교

보일러가 상당한 수리, 어쩌면 교체까지 필요하다는 사실을 알게 됐습니다. 이 기회에 더 효율적인 퍼니스 방식으로 바꾸는 편이 나을지 검토하려 합니다. 두 방식의 차이를 잘 모르니 공개 웹 데이터를 바탕으로 보고서를 만들어 경영진에 제출할 계획입니다. Copilot in Word로 보고서를 만들면서 두 가지 작동 방식을 함께 살펴봅니다.

1. Edge에서 Microsoft 365 홈으로 가서 탐색 창의 Apps를 선택하고 Word를 선택합니다.
2. Word for the web에서 빈 문서를 만듭니다.
3. Home 탭 리본에서 Copilot을 선택합니다. 프롬프트 필드의 더하기(+) 옆에 Edit with Copilot 아이콘이 있는지 확인합니다. 없으면 더하기를 선택하고 드롭다운에서 Edit with Copilot을 선택합니다.
4. 프롬프트 필드에서, Adatum의 운영 관리자이며 현재 보일러 시스템을 퍼니스로 바꿀지 검토 중이라고 밝힌 뒤, 공개 정보를 바탕으로 대다수 상업용 건물이 쓰는 보일러 시스템을 설명하는 보고서를 만들어 달라고 요청합니다. 보고서에는 다음을 포함하게 합니다.
   • 각 시스템 개요(에너지 효율, 유지보수 요건, 개략적 비용 비교)
   • 기존 보일러에서 퍼니스로 전환할 때 고려사항
   • 1970년대에 지은 2층 상업용 건물에서 보일러를 퍼니스로 전환하는 평균 비용
   • 보일러에서 퍼니스로 바꾸면 현재 냉방 시스템에 영향을 주는지
   • 보일러와 퍼니스의 평균 결함률
5. Copilot이 만든 보고서를 검토하며 각 항목의 상세 수준을 살핍니다.
6. 이번에는 Edit in Copilot으로 문서를 다듬습니다. 프롬프트 필드에서 이 보고서를 임원(C-suite) 대상으로 더 알맞게 수정해 달라고 요청합니다.
7. 결과를 검토합니다. Edit in Copilot이 켜져 있어 수정이 문서에 직접 적용되므로 복사·붙여넣기가 필요 없습니다.
8. 이제 Edit in Copilot 아이콘을 선택해 끕니다. 아이콘이 프롬프트 필드에서 사라집니다.
9. 프롬프트 필드에서 상업용 건물의 보일러와 퍼니스의 핵심 차이(효율, 유지보수, 수명, 일반적 용도 위주)를 요약해 달라고 요청합니다.
10. 응답 차이를 확인합니다. 이제 Copilot은 채팅 모드로 동작해 문서를 자동으로 바꾸지 않고 창에 결과와 다음 제안을 보여 줍니다. Add to doc, Copy response 같은 아이콘도 제공합니다. 이 예에서는 줄임표(More actions) 아이콘을 선택하고 Export to Word를 선택합니다.
11. 결과를 Word로 내보내면 새 탭에서 Word for the web이 열리고 내용이 들어옵니다. 다만 채팅 앞뒤의 불필요한 문구도 함께 들어오므로 저장 전에 지웁니다.

과제 3 · Copilot in PowerPoint로 임원 발표 자료 만들기

앞 과제에서 만든 Heating System Comparison 보고서를 바탕으로, 경영진에게 두 난방 방식의 장단점을 이해시킬 발표 자료를 만듭니다. PowerPoint에는 빠른 슬라이드 생성용 표준 프롬프트와, 슬라이드·레이아웃·구조를 직접 편집하는 Edit with Copilot이 있습니다. 아이디어를 구상할 때는 채팅형을, 파일 안에서 직접 손볼 때는 Edit with Copilot을 씁니다.

1. Edge에서 Microsoft 365 홈 > Apps > PowerPoint를 선택합니다.
2. PowerPoint for the web에서 빈 프레젠테이션을 만듭니다.
3. Home 탭 리본 끝의 Copilot을 선택합니다.
4. Copilot 창에서 프롬프트 필드의 더하기(+) > Add work content를 선택하고, 앞 과제에서 OneDrive에 저장한 Heating System Comparison 보고서를 첨부합니다.
5. 프롬프트 필드에 Edit with Copilot 아이콘이 있는지 확인합니다. 없으면 더하기 > Edit with Copilot을 선택합니다.
6. 첨부한 파일을 바탕으로 임원 리더십용 발표 자료를 만들어 달라고 요청합니다.
7. Copilot이 발표 관련 질문을 연달아 하면 원하는 답을 고르고 Confirm을 선택합니다. 슬라이드 템플릿 선택을 포함한 2차 질문이 나올 수도 있습니다. 템플릿을 고르지 않으면 흰 배경에 텍스트만 나옵니다. 판단을 맡기려면 Skip all을 선택합니다.
8. Copilot이 이 정보로 슬라이드 목록을 만듭니다. 몇 분 걸릴 수 있습니다.
9. 테스트에서 결과가 달랐습니다. 슬라이드가 자동으로 생성될 때도, 채팅 창에 개요와 여러 진행 옵션을 먼저 보여 줄 때도 있었습니다. 후자라면 개요대로 진행하라고 지시합니다. 어느 경우든 생성에 몇 분이 걸립니다.
10. Copilot이 적용할 옵션을 제안하면 원하는 것을 받아들이고, 만족스러우면 슬라이드 생성을 진행하라고 지시합니다.
11. Copilot이 슬라이드에 이미지를 넣을 수 있는지 봅니다. 이미지가 없는 슬라이드를 선택하고, 그 슬라이드 번호의 내용과 관련된 이미지를 만들어 슬라이드에 넣어 달라고 요청합니다.
12. 1~2분 뒤 Copilot이 이미지를 만들어 슬라이드에 추가합니다.
13. 난방 방식별 예상 수명 슬라이드가 없다는 점을 알아차립니다. 보일러와 퍼니스의 예상 수명을 조사해 새 슬라이드로 추가해 달라고 요청합니다. 제출 전에 슬라이드 목록에서 새 슬라이드가 들어갈 위치를 선택하면 빨간 선이 표시됩니다.
14. 지정한 위치에 슬라이드가 추가됐는지 확인하고, 아니면 목록에서 끌어다 옮깁니다.
15. 끝에 질의응답(Q&A) 슬라이드가 없습니다. 마지막 슬라이드 뒤에 Q&A 슬라이드를 추가해 달라고 요청합니다.
16. 덱 끝에 슬라이드가 추가됐는지 확인하고, 아니면 끌어다 옮깁니다.

과제 4 · Microsoft 365 Copilot Chat으로 공급업체 연락 준비

지금까지의 작업을 실행 가능한 산출물로 모읍니다. 보일러 수리·교체·퍼니스 전환을 비교하는 의사결정 매트릭스, HVAC 공급업체에 보낼 RFP 초안, 경영진이 검토할 임원 요약입니다. Copilot Chat은 앞서 만든 자료에서 맥락을 끌어와 이를 구조화된 결과물로 종합합니다.

1. Edge에서 Microsoft 365 홈으로 갑니다. 이 과제는 OneDrive에 올린 내부 문서를 다루므로 Work를 선택합니다. Web은 공개 사이트를 검색하므로 여기에는 맞지 않습니다.
2. 공급업체 선정 기준을 정리하는 것부터 시작합니다. 앞 과제에서 만든 Heating System Comparison 보고서를 이 프롬프트에 첨부합니다.
3. 이 보고서에서 핵심 결정 요인을 요약해 달라고 요청합니다. 기준에는 비용, 에너지 효율, 가동 중단 영향, 장기 유지보수를 포함하게 합니다.
4. 결정 기준을 검토하고 필요하면 다듬습니다. Copilot이 보여 주는 제안 프롬프트 중 기준을 개선할 만한 것을 제출합니다.
5. 결정 기준이 마련됐으니, 보일러 수리·보일러 교체·퍼니스 전환 세 방안을 비교하는 의사결정 매트릭스를 만들어 달라고 요청합니다. 열에는 비용, 설치 시간, 에너지 효율, 예상 수명, 위험 수준을 넣고, 앞서 만든 결정 기준으로 채워 리더십의 관심사(비용·효율·가동 중단·유지보수)와 맞추게 합니다.
6. 매트릭스의 정확성과 완전성을 검토합니다. 보증 조건과 규정 준수 요건 열을 추가해 달라고 요청합니다.
7. 매트릭스를 더 실행 가능하게 만듭니다. 각 방안을 기준에 대해 평가·점수화하도록, 특히 위험 수준을 High/Medium/Low로 매기도록 요청합니다.
8. 의사결정 매트릭스를 검토하고, 제안 프롬프트 중 개선에 도움이 될 것을 제출합니다.
9. 매트릭스를 다듬었으면 이를 RFP와 임원 요약의 토대로 씁니다. 제목, 서론, 매트릭스 표, 그리고 공급업체 선정에 매트릭스를 어떻게 해석·활용하는지 설명하는 사용 안내 단락을 담아 다운로드 가능한 Word 보고서로 서식화해 달라고 요청합니다.
10. Copilot이 다운로드 링크를 주면 의사결정 매트릭스 문서를 내려받습니다.
11. 이제 RFP를 만듭니다. 방금 내려받은 매트릭스 문서를 프롬프트에 첨부하고, 결정 기준과 매트릭스를 활용해 HVAC 공급업체용 RFP 초안을 작성해 달라고 요청합니다. RFP에는 프로젝트 범위, 일정, 평가 기준을 포함하게 합니다.
12. 제안 프롬프트 중 RFP 개선에 도움이 될 것을 제출합니다.
13. RFP를 다운로드 가능한 Word 문서로 서식화해 달라고 요청하고, 링크가 나오면 내려받습니다.
14. 마지막으로 의사결정 매트릭스를 근거로 삼는 임원 요약을 만듭니다. Copilot에 다음을 요청합니다.
    • 맥락(고장 난 보일러, 조치가 필요한 이유)을 담은 한 쪽짜리 임원 요약 작성
    • 가능한 방안(수리, 교체, 보일러→퍼니스 전환) 설명
    • 매트릭스에서 요점(비용 범위, 에너지 효율, 위험 수준) 발췌
    • 선호 방안 제시
    • 매트릭스에 근거한 다음 단계(RFP 승인, 예산 배정 등) 권고
    요약은 리더십이 전체 보고서를 뒤지지 않고도 상황을 파악해 결정할 수 있는 수준이어야 합니다.
15. 제안 프롬프트 중 임원 요약 개선에 도움이 될 것을 제출합니다.
16. 임원 요약을 다운로드 가능한 Word 문서로 서식화해 달라고 요청하고, 링크가 나오면 내려받습니다.

연습 2 · 시설 확장 프로젝트 관리

대규모 시설 확장에서 Copilot은 프로젝트 관리, 반복 작업 자동화, 정책·수칙 갱신, 데이터 기반 인사이트 같은 핵심 운영 영역을 뒷받침합니다. Planner에서 일정과 진행을 추적하고, Copilot Studio로 노코드 에이전트를 만들며, OneNote로 안전 절차를 갱신하고, Excel·Outlook으로 정보를 종합합니다.

과제 1 · Copilot in Loop로 공사 마일스톤 추적

확장은 부지 준비, 공사, 검사, 장비 설치, 최종 인계 등 여러 단계로 나뉘며 저마다 의존 관계와 마감이 있습니다. Microsoft Loop에 Copilot을 더해 진행 상황을 시각적으로 추적하고 책임을 배정합니다. 프로젝트 워크스페이스 안에 다음 네 페이지를 만듭니다.

1. Edge에서 Microsoft 365 홈(https://www.microsoft365.com)에 로그인하고 Apps > Loop를 선택합니다.
2. Loop for the web에서 Distribution Center Expansion – Project Plan이라는 새 워크스페이스를 만듭니다.
3. 첫 페이지 제목을 Untitled에서 1-Milestones and Timeline으로 바꿉니다.
4. Copilot 창을 엽니다. 확장 프로젝트의 핵심 마일스톤과 일정을 표로 만들어 달라고 아래 프롬프트를 제출합니다. 첫 프롬프트는 네 요소를 담은 예시로 그대로 입력합니다.
   프롬프트저는 노스다코타주 파고에서 진행 중인 Contoso 물류센터 확장 프로젝트를 총괄하는 운영 리드입니다. 이 프로젝트는 여러 공사 단계, 안전 수칙 갱신, 공급업체 조율, 재고 이전을 포함합니다. 이번 확장의 모든 주요 마일스톤을 정리한 상세 프로젝트 계획을 세워 줘. 계획은 Task Name, Bucket/Phase, Start Date, Due Date, Dependencies, Owner (role), Checklist Items 열을 가진 표로 구성해 줘. Site Prep, Construction, Facility Systems, Inspections, Go-Live Readiness 같은 논리적인 버킷을 사용해 줘. 프로젝트는 다음 주 월요일에 시작해서 24주간 진행된다고 가정해 줘. 계획은 내가 편집할 수 있도록 Loop 표로 반환해 줘.원문I'm the Operations Lead overseeing Contoso's distribution center expansion project in Fargo, ND. This project involves multiple construction phases, safety updates, vendor coordination, and inventory transitions. Please build a detailed project plan that outlines all major milestones for this expansion. Organize the plan into a table with columns for: Task Name, Bucket/Phase, Start Date, Due Date, Dependencies, Owner (role), and Checklist Items. Use logical buckets such as Site Prep, Construction, Facility Systems, Inspections, and Go-Live Readiness. Assume the project begins next Monday and spans 24 weeks. Return the plan as a Loop table I can edit.
5. 표 결과를 검토합니다. 테스트에서는 Copilot이 표를 페이지에 직접 삽입하지 못했습니다. 가장 쉬운 방법은 표 아래 Copy 아이콘을 눌러 1-Milestones and Timeline 페이지에 붙여넣는 것입니다. 함께 딸려 온 대화 앞뒤의 불필요한 텍스트는 지웁니다.
6. 가로로 스크롤해 모든 열을 확인합니다. 실제 상황이라면 날짜와 담당 역할을 편집하고 체크리스트를 조정하겠지만, 이 실습에서는 그대로 둡니다.
7. 워크스페이스에 새 페이지를 추가하고 제목을 2-RAID Log (Risk/Assumption/Issue/Dependency)로 바꿉니다.
8. Copilot 창에서 향후 24주의 주요 항목을 담은 RAID 로그 표를 만들어 달라고 요청합니다. 영향·확률 점수와 운영 역할에 맞춘 완화 담당자를 포함하고, 열은 Type, Title, Description, Impact(High/Medium/Low), Probability(High/Medium/Low), Owner(role), Target Date, Mitigation/Action, Status로 합니다. 표 아래에는 핵심 경로 위험을 짧은 단락으로 정의하게 합니다.
9. 표와 핵심 경로 위험 단락을 검토하고, 이상이 없으면 2-RAID Log 페이지에 붙여넣고 불필요한 텍스트를 지웁니다.
10. 세 번째 페이지를 추가하고 제목을 3-RACI Matrix (Roles and Responsibilities)로 바꿉니다.
11. Copilot 창에서 다음 마일스톤에 대한 RACI 매트릭스를 만들어 달라고 요청합니다. site prep, foundation, framing, electrical, sprinkler testing, dock upgrades, inspection, equipment install, go-live readiness입니다. 행은 마일스톤, 열은 역할(Operations Lead, Construction Lead, Safety Manager, Logistics Coordinator, Finance, IT, Vendor PM), 값은 R/A/C/I인 Loop 표로 만들게 합니다.
12. 표를 검토하고 이상이 없으면 3-RACI Matrix 페이지에 붙여넣고 불필요한 텍스트를 지웁니다.
13. 마지막 페이지를 추가하고 제목을 4-Decision Log and Change Log로 바꿉니다.
14. Copilot 창을 엽니다. 이 페이지에는 표가 둘(Decision Log, Change Log)이므로 프롬프트를 나눠 제출합니다. 먼저 주말 근무·공급업체 근무 시간·PPE 예산 승인을 추적하도록, 열이 Decision, Requested By, Due Date, Options Considered, Final Decision, Rationale, Owner, Follow-up Tasks인 Decision Log 표를 만들어 달라고 요청합니다.
15. 표를 검토하고 이상이 없으면 4-Decision Log and Change Log 페이지에 붙여넣고 불필요한 텍스트를 지웁니다.
16. 이어서 검사 일정·동선·가동 준비의 변경을 추적하는 Change Log 표를 요청합니다. 열은 Change Request, Category(Schedule/Scope/Cost/Quality), Description, Impact Summary, Approval Needed, Status, Owner, Effective Date로 합니다.
17. 표를 검토하고 이상이 없으면 같은 페이지에 붙여넣고 불필요한 텍스트를 지웁니다.
18. 뒤 과제에서 이 워크스페이스 링크를 이메일에 넣습니다. Distribution Center Expansion – Project Plan 워크스페이스를 열어 두어 링크를 복사할 수 있게 합니다.

과제 2 · Copilot Studio로 Facility Expansion FAQ 에이전트 구축

확장이 시작되자 “Dock 3는 열렸나?”, “Packing 구역 임시 대피 경로는?”, “CHAI-12와 COFF-08은 언제 옮기나?”, “새 동에서 필요한 PPE는?” 같은 반복 질문이 조직 곳곳에서 들어옵니다. 승인된 문서만 근거로 자연어 질문에 답하고, 출처를 표시하며, 범위 밖 질문은 정중히 안내하는 Q&A 에이전트를 만듭니다.

1. 다음 파일을 각각 내려받아 OneDrive에 저장합니다.
   • Contoso_Expansion_Project_Overview.docx
   • Contoso_Expansion_FAQ_Reference.docx
   • Contoso_Expansion_Knowledge_Pack.docx
   • Contoso_Inventory_Move_Schedule.xlsx
   • Contoso_Safety_Protocol_Updates.docx
   • Contoso_Temporary_Evacuation_Routes.docx
   • Contoso_Vendor_Access_and_Hours.docx
2. Edge에서 새 탭을 열고 Microsoft 365를 엽니다.
3. 탐색 창에서 New agent를 선택합니다. Copilot Studio의 Agent Builder가 열리고 New agent 페이지가 나옵니다.
4. New Agent 페이지에서 다음 프롬프트를 입력하고 Send(앞으로 화살표) 아이콘을 선택합니다.
   프롬프트Facility Expansion FAQ Assistant라는 이름의 에이전트를 만들어 줘. 이 에이전트의 목적은 공사 일정, 안전 수칙, 임시 대피 경로, 재고 이전 물결, 공급업체 출입 요건, 운영 영향 등 Contoso의 파고 물류센터 확장과 관련된 직원 질문에 답하는 것입니다. 답변할 때는 이 에이전트에 지식 원본으로 지정된 승인 문서만 사용해 줘.원문Create an agent titled Facility Expansion FAQ Assistant. The purpose of this agent is to answer employee questions about Contoso's Fargo distribution center expansion, such as construction timelines, safety protocols, temporary evacuation routes, inventory move waves, vendor access requirements, and operational impacts—using only approved documents that are assigned to this agent as knowledge sources.
5. 화살표를 선택하면 새 에이전트의 Agent Builder 폼이 나타납니다. 위쪽에 Describe 탭과 Configure 탭이 있습니다. Describe는 Copilot과 대화하는 탭이고 Configure는 세부 설정을 정하는 탭입니다. 1~2분 기다리면 미리 보기 창에 이름과 설명이 표시됩니다.
6. Configure 탭을 선택해 Copilot이 프롬프트를 어떻게 반영했는지 봅니다.
7. Name과 Description이 채워졌는지 확인하고 Instructions 필드로 내려갑니다. Copilot이 설명을 바탕으로 만든 상세 지침을 살핍니다.

8. 지침을 바꾸려면 필드에서 직접 편집하거나 Copilot에 갱신을 맡깁니다. Describe 탭을 선택하고 다음 프롬프트로 항목을 추가합니다.
   추가할 지침다음 항목을 지침에 추가해 줘. - 추측하지 마. 정보가 없거나 모호하면 그 사실을 알리고, "I don't have a verified answer for that yet. Please check the Expansion Overview or contact Operations Intake."처럼 정중한 대체 응답을 제공해 줘. - 민감한 주제(예산 내역이나 계약 등)는 "I'm unable to share that information. Please contact the Project Controller."라고 정중히 거절해 줘. - 답변은 파고 확장 프로젝트와 현재 24주 일정에 한정해 줘. - 응답에 링크나 출처를 포함하고 중요한 날짜나 구역을 강조해 줘.원문Update the Instructions to include the following items: - Don't speculate. If information is missing or ambiguous, flag the gap and provide a polite fallback response, such as: "I don't have a verified answer for that yet. Please check the Expansion Overview or contact Operations Intake." - Politely decline sensitive topics (for example, budget breakdowns or contracts) with: "I'm unable to share that information. Please contact the Project Controller." - Keep answers specific to the Fargo expansion and the current 24-week timeline. - Provide links/citations and highlight critical dates or zones in the response.
9. 응답을 검토합니다. Configure 탭 > Instructions로 내려가 추가한 지침이 반영됐는지 확인합니다.
10. 지침을 더 개선할 수 있을지 궁금하니, Describe 탭에서 이 에이전트를 개선할 다른 지침을 추천해 달라고 요청합니다.
11. 추천이 마음에 들면 그것들을 모두 에이전트 지침에 추가해 달라고 요청합니다.
12. 갱신됐다는 응답이 오면 Configure 탭에서 Instructions를 훑어 새 항목을 확인합니다.
13. 이제 지식 원본과 시작 프롬프트를 설정합니다. Configure 탭에서 Knowledge 섹션으로 내려가 Search all websites 토글이 꺼져 있는지 확인합니다. 켜져 있으면 끕니다.
14. Knowledge 섹션에서 필드 옆 Upload from device 아이콘을 선택하고, 1단계에서 OneDrive에 저장한 일곱 파일을 선택합니다.
15. Suggested prompts는 Copilot이 만들게 하거나 직접 만들 수 있습니다. 먼저 Describe 탭에서 에이전트용 제안 프롬프트 세 개를 만들어 달라고 요청합니다. 각 프롬프트에는 제목과 메시지가 있습니다.
16. Configure 탭 > Suggested prompts에서 Copilot이 추가한 세 프롬프트를 확인합니다. Add a suggested prompt로 직접 추가할 수 있습니다. 아래 여섯 개 중 두세 개를 골라 추가합니다.
    Construction Timeline Check파고 물류센터 확장 프로젝트는 지금 어느 공사 단계이고, 이번 주에 영향을 받는 건물 구역은 어디야?원문What construction phase are we currently in for the Fargo distribution center expansion, and which areas of the building are affected this week?
    PPE & Safety Requirements공사 인접 구역에서는 어떤 PPE가 필요하고, 이 요건이 24주 확장 기간 동안 바뀌어?원문What PPE is required in the construction-adjacent zones, and do these requirements change during the 24-week expansion?
    Temporary Evacuation Route Guidance확장 기간 동안 Packing 구역의 임시 대피 경로는 무엇이고, 가장 가까운 집결지는 어디야?원문What is the temporary evacuation route for the Packing area during the expansion, and where is the nearest assembly point?
    Inventory Move Wave Details다음 재고 이전 물결에는 어떤 SKU가 포함되고, 그 물결의 시작일과 종료일은 언제야?원문Which SKUs are included in the next inventory move wave, and what are the start and end dates for that wave?
    Vendor Access & Parking Instructions확장 기간 동안 공급업체는 어디에 주차해야 하고, 임시 출입 시간과 체크인 규칙은 어떻게 돼?원문Where should vendors park during the expansion, and what are the temporary access hours and check-in rules?
    Operational Impacts Summary진행 중인 공사와 하역장 개선 작업 때문에 앞으로 몇 주간 직원들이 예상해야 할 운영상 영향은 뭐야?원문What operational impacts should staff expect over the next few weeks due to the ongoing construction and dock upgrades?
17. 제안 프롬프트 몇 개를 테스트해 에이전트가 지식 문서에서 데이터를 제대로 가져오는지 확인합니다.
18. 결과가 만족스러우면 Create 버튼을 선택해 에이전트를 만듭니다.
19. 생성 완료 대화 상자가 뜨면 Go to agent를 선택합니다.

과제 3 · Facility Expansion FAQ 에이전트에 질문하기

이제 확장 프로젝트에 관여하는 Contoso 프로젝트 관리자 입장이 되어, 운영 팀에 매번 묻는 대신 FAQ 에이전트에게 질문합니다.

1. Facility Expansion FAQ Assistant가 앞 과제에서 열려 있어야 합니다. 아니면 Microsoft 365 홈에서 에이전트를 선택합니다.
2. 대화를 시작해 다음 주제를 질문합니다.
   질문Packing 구역에서 나가는 임시 대피 경로는 뭐야?원문What's the temporary evacuation route from Packing?
   질문이번 주에 새 동에서 지게차를 사용할 수 있어?원문Are forklifts allowed in the new wing this week?
   질문SKU CHAI-12와 COFF-08은 언제 새 선반으로 옮겨져?원문When do SKU CHAI-12 and COFF-08 move to the new racks?
3. 에이전트가 정책 파일을 인용하거나 요약하는 방식을 관찰하고, 답변의 완전성과 명확성을 평가합니다. 자기 서비스 정확도를 높이려면 갱신이 필요한 정책이 있는지 메모합니다.
4. 이제 지식 문서에 없는 질문을 던집니다.
   질문파고 확장 프로젝트의 총비용은 얼마고, 어느 시공업체가 최저가로 입찰했어?원문What is the total cost of the Fargo expansion project, and which contractor submitted the lowest bid?
   질문새 동에는 자동 피킹 시스템이나 로봇 플랫폼이 들어가?원문Will the new wing include an automated picking system or robotics platform?

   기대 결과 · 지식 원본에는 재무·입찰·비용 내역이나 계약 조건이 없으므로, 에이전트는 정중히 거절하고 “contact the Project Controller” 같은 대체 안내를 해야 합니다. 두 번째 질문은 개요가 전기·HVAC·조명 같은 시스템을 일반적으로만 언급하고 구체적 기술 구매는 다루지 않으므로, 정보가 없다고 답해야 합니다.

5. 범위 밖 질문에 적절한 대체 응답을 했는지 평가합니다.
6. 이번에는 부분적으로만 다뤄지는 질문을 던집니다.
   질문시설은 언제 정상 동선으로 돌아가고, 임시 절차를 대신할 영구 안전 절차는 뭐야?원문When will the facility return to normal routing, and what permanent safety procedures will replace the temporary ones?
   질문Wave 5 동안 정확히 몇 팔레트를 옮길 계획이고, 제품 카테고리별 세부 내역은 어떻게 돼?원문Exactly how many pallets do we plan to move during Wave 5, and what's the breakdown by product category?

   기대 결과 · 에이전트는 일정과 임시 동선, 임시 PPE 등 아는 부분은 답하고, 영구 절차나 전체 SKU 목록·제품 범주·팔레트 단위 세부처럼 문서에 없는 부분은 빠졌다고 밝혀야 합니다.

7. 부분적으로만 다뤄진 질문에서 빠진 부분에 적절한 대체 응답을 했는지 평가합니다.

과제 4 · Copilot in OneNote로 안전 수칙 갱신

기존 안전 수칙 매뉴얼의 여러 부분이 확장으로 인해 뒤처졌음을 알게 됐습니다. 임시 공사 구역, 새 장비, 바뀐 동선, 갱신된 비상구가 새 위험과 절차를 만듭니다. Copilot in OneNote로 기존 절차를 검토하고, 영향받는 부분을 갱신하며, 운영 팀과 공유할 변경 요약을 만듭니다.

1. Contoso Expansion Safety Procedures.onepkg 파일을 내려받아 OneDrive에 저장합니다.
2. Edge에서 Microsoft 365 홈 > Apps > OneNote를 선택합니다.
3. OneNote for the web의 All 탭에서 Contoso Expansion Safety Procedures 파일을 찾습니다. 안 보이면 검색 상자에 Contoso를 입력해 찾고 선택해 엽니다.
4. 메뉴 막대에서 Copilot을 선택해 창을 엽니다. 공지가 뜨면 아래 Skip을 선택해 닫습니다.
5. 이 안전 절차를 검토하고, 새 창고동 공사와 하역장 개선으로 영향받을 만한 부분을 짚어 달라고 요청합니다.
6. 분석과 영향받는 부분을 검토합니다. 완화 권고 제안 프롬프트가 뜨면 제출하고, 없으면 그 요청을 직접 입력해 제출합니다.
7. 응답과 제안 프롬프트를 검토하고 관심 있는 것을 제출합니다.
8. 이제 안전 수칙을 갱신하게 합니다. 임시 공사 구역, 새 장비, 개정된 하역장 절차, 비상구 변경을 반영한 안전 수칙 초안을 작성해 달라고 요청합니다.
9. 초안을 검토하고, 이를 제목과 아이콘이 있는 OneNote 페이지 형식으로 서식화해 달라고 요청합니다.
10. 서식화가 끝나면 초안 끝의 Copy response 아이콘을 선택해 클립보드에 복사합니다.
11. OneNote 노트북에서 +Add page를 선택하고 제목에 Expansion protocols를 입력합니다. 제목 아래 본문을 선택하고 Ctrl+V로 붙여넣습니다. 앞뒤의 불필요한 대화 텍스트는 지웁니다.
12. 변경 사항을 공유하도록, 운영 직원과 나눌 안전 수칙 변경 요약을 간결하게 만들어 달라고 요청합니다.
13. 요약을 검토하고 필요하면 수정을 요청합니다. 만족스러우면 Copy response 아이콘으로 복사합니다.
14. 노트북에 페이지를 하나 더 추가하고 제목을 Summary of protocol changes로 정합니다. 복사한 내용을 붙여넣고 불필요한 텍스트를 지웁니다.
15. 다음 과제에서 이 요약을 보내기 위해 PDF로 저장합니다. Summary 페이지가 열린 상태에서 File > Print으로 가서 Print 아이콘을 선택합니다. Printer 필드를 펼쳐 맨 위의 Save as PDF를 선택하고 Save를 눌러 OneDrive에 저장합니다.

과제 5 · Copilot in Outlook으로 안전 변경 이메일 보내기

갱신한 안전 절차 요약을 PDF로 저장했으니, 이제 파고 물류센터 운영 직원에게 배포합니다. 리더십은 다음 교대 전에 직원들이 새 위험과 제한 구역, 비상 변경을 이해하기를 바랍니다. Copilot in Outlook으로 명확한 안내 메일을 작성합니다.

1. Edge에서 Microsoft 365 홈 > Apps > Outlook을 선택합니다.
2. Outlook on the web에서 새 메일을 만들고, 앞 과제에서 OneDrive에 저장한 Summary PDF를 첨부합니다.
3. 본문에서 첨부 파일 옆의 Open Copilot(연필) 아이콘을 선택합니다.
4. Copilot 창의 프롬프트 필드에서, 파고 물류센터 운영 직원에게 보낼 메일을 만들어 달라고 요청합니다. 다음을 담게 합니다.
   • 첨부 PDF에 있는 안전 수칙 변경 요약
   • 보고서의 구체적 데이터 포인트(최소한 새 위험과 제한 구역)
   • 핵심 인사이트를 짚되 간결하고 실행 가능한 메시지
5. 결과를 검토합니다. 비상 변경 정보를 포함해 달라고 요청합니다.
6. 갱신된 메일을 검토합니다. Copilot이 새 버전(draft 2 of 2)을 만들었습니다. 뒤로 화살표로 draft 1로 갈 수 있지만, 최신 초안을 이어 쓰려면 앞으로 화살표로 draft 2로 돌아옵니다.
7. 만족스러우면 Copilot 메뉴에서 Keep it을 선택해 원래 메일을 이 최종 초안으로 바꿉니다.

8. 초안이 실제 메일 본문에 들어갔는지 확인합니다. 삽입 뒤에도 Copilot으로 메일을 계속 수정할 수 있습니다. 문장·단락·전체를 바꾸려면 해당 부분을 먼저 드래그해 선택하고, 텍스트를 추가하려면 커서를 넣을 위치에 둡니다. 톤이 마음에 걸려 전체를 드래그하면 Open Copilot(연필) 아이콘이 나타납니다.
9. Copilot 메뉴에서 Change Tone을 선택하고 톤 옵션을 고릅니다.
10. 수정 결과를 검토합니다. 마음에 들지 않으면 다른 톤을 시도합니다.
11. Copilot이 새 톤으로 두 번째 초안을 만듭니다. 만족스러우면 Replace를 선택해 현재 버전을 이 초안으로 바꿉니다.
12. 비상 변경 단락을 더 늘릴지 판단하려고, 그 단락만 드래그해 선택하고 Open Copilot 아이콘을 선택합니다.
13. Copilot 메뉴에서 Make it longer를 선택합니다. 늘린 버전을 읽어 본 뒤 원래가 낫다고 판단되면 Discard를 선택합니다.
14. Copilot이 원래 비상 변경 단락이 그대로 있는 메일로 되돌립니다.
15. 메일이 만족스러우면, 실습을 위해 본인 개인 메일 주소로 보냅니다. 메일을 받아 보고서를 열 수 있는지 확인합니다.

원문 링크 모음

이 페이지가 반영한 원문 단원입니다. 최신 화면은 아래 링크에서 확인하세요.

• Lab Setup & Introduction
• Exercise 1: Streamline operational initiatives
• Exercise 1, Task 1: Use Copilot in Whiteboard
• Exercise 1, Task 2: Use Copilot in Word
• Exercise 1, Task 3: Use Copilot in PowerPoint
• Exercise 1, Task 4: Use Microsoft 365 Copilot Chat
• Exercise 2: Manage a facility expansion project
• Exercise 2, Task 1: Use Copilot in Loop
• Exercise 2, Task 2: Build a Facility Expansion FAQ agent
• Exercise 2, Task 3: Ask the FAQ agent questions
• Exercise 2, Task 4: Use Copilot in OneNote
• Exercise 2, Task 5: Use Copilot in Outlook